الرسائل الادارية
رسائل مختلفة :
إن مختلف الرسائل الصادرة عن المصالح الإدارية يمكن تصنيفها حسب غايتها، وهكذا نجد :
- رسائل الإخبار (الإعلام) : يشرفني أن أطلعكم "أو أن أنهي إلى علمكم"
- رسائل العرض : "يشرفني أن أعرض عليكم"
- الرسائل الملتمسة لرأي أو لتعليمات "يشرفني أن ألتمس منكم التفضل بتزويدي بتعليماتكم..."
- يشرفني أن ألتمس من سيادتكم منحي موافقتكم..."
- الرسائل التي تبدي اقتراحا : يشرفني أن أقترح عليكم ..
- الرسائل الملتمسة لعناصر الجواب والتي ترسل مصحوبة بنسخة منها قصد التبليغ وتستعمل غالبا في هذه الحالة ورقة "الإنفاذ
ولا نتناول بالتفصيل هنا إلى نوعين من الرسائل، يتطلب استعمالهما بعض الإيضاحات الخاصة وهي : رسالة الإفادة بالاستلام، ورسالة تذكير.
1- رسالة الإفادة بالاستلام :
عادة لا تبعث الإدارة الاستلام فيما يخص المراسلة بين المصالح، بل نحصل بكل سهولة على نفس النتيجة باستعمال دفتر أو سجل الإيفاذ، عندما ينقل البريد مباشرة من مصلحة إلى أخرى بواسطة رجل الإيفاذ.
إن توقيع المصلحة المرسل إليها على السجل يعني براءة بالنسبة للمرسل وإفادة بالاستلام إلا أنه في بعض الحالات يكون من الضروري أو من الأفضل إرسال الإفادة باستلام خصوصا في الحالات التالية :
- عندما يتطلب تحقيق الطلب أو القضية المقدمة من المراسل وقتا مهما للإجابة بسبب الأبحاث أو الدراسات التي تقتضيها، ويعمل القائد بالاستلام على اطمئنان المراسل ويوضح له بأن قضيته غير مهملة.
- عندما تبعث للإدارة الوثائق التي سبق أن طلبتها.
- عندما تتوصل الإدارة باحتجاج
- عندما ينص عليه إجراء قانوني أو تنظيمي، كالحالة السابقة تستعمل بعض المصالح مطبوعات لا ينقصها إلا تاريخ الاستلام وعناصر مطابقة الرسالة.
- عند استلام رسالة تهم مصلحة أخرى، بحيث ينبغي إشعار المرسل بأن رسالته قد سلمت إلى المصلحة المختصة.
مثلا : "يشرفني أن أفيد استلام رسالتكم رقم ... المتعلقة ب ... سجلت تحت رقم ... وستكون موضوع دراسة في أقرب الآجال ..."
أو "أخذت بعين الاعتبـار طلبك المؤرخ في ... المتعلق ب ... لقد شغلت هذه القضية كل اهتمامي، وبعد دراستها سيعطي إليها الجواب الذي تستحقه".
أو "لقد توصـلت باعتراضك المؤرخ في ... المتعلق ب ... لقد شغلت هـذه القضية كل اهتمامي، وبعد دراستها سيعطي إليها الجواب الذي تستحقه".
أو "بالرسالة المؤرخة في ... أردتم أن تثيروا انتباهي إلى ... وسأطلعكم على الجواب الذي ستخصصه المصالح المختصة في حينه".
ملحـوظة : إن صياغة موضوع رسالة كهذه يجب أن تتناول موضوع الرسالة المتوصل بها وليس فقط إشارة الإفادة بالاستلام التي لا تقدم أي عنصر يسهل عملية الترتيب"
2- رسالة تذكير : الغرض من هذه الرسالة هو تذكير المرسل إليه بالإجابة على رسالة وجهت إليه من قبل عندما لم يفعل ذلك في الأجل مع الأخذ بعين الاعتبار الظروف التي من المحتمل أن تمدد هذا الأجل.
وتكون رسالة التذكير حسب الحالة رسالة شخصية أو رسالة إدارية، كما يكون أسلوب الرسالة في التذكير الأول بمجاملة ثم يصبح أكثر حدة عند التذكير الثاني والثالث.
2- الوثائق الإدارية الأخرى للمراسلة :
1) المذكرة :
داخل المصلحة نتبادل المذكرات التي نحتفظ بنسخها عوض الرسائل وتتنوع هذه المذكرات تبعا للمستوى الذي يتم فيه تبادلها وحسب محتوى الأخبار أو التعليمات التي تقدمها.
والمذكرة وثيقة تعالج مسألة جارية توجه سواء إلى رئيس أو مرؤوس أو إلى مصلحة مركزية تابعة لنفس الوزارة أو العمالة. وهي الطريقة العادية لنقل التعليمات وفقا للتسلسل النازل ولكنها أيضا التعبير الكتابي عن العلاقات بين المصالح ويمكن أن تستعمل لعرض مسائل عادية على السلطات التسلسلية وعلى الوزير نفسه. أما القضايا والاستقصاءات التي تكون نوعا ما معقدة- خصوصا عندما تعرض على الوزير- فتقدم على شكل تقرير. وتعوض الرسائل بالمذكرات في جميع الحالات عندما ينتمي المرسل إليه إلى نفس المصلحة المركزية كالموقع.
أما من حيث التقديم فتخضع المذكرة إلى نفس القواعد المتبعة في الوثائق الإدارية الأخرى مع بعض الخصائص التي تتميز بها.
- عنوانها "مذكرة" مردف بذكر المرسل إليه
مثلا :
مـذكرة
إلى السيد مدير الإصلاح الإداري.
كما يكتسي تحرير المذكرة أحيانا صبغة غير شخصية حيث ينادي المرسل إليه بصيغة الغائب ولكن هذه الشكلية أصبحت غير معمول بها، وجرت العادة على تحرير المذكرات بأسلوب مباشر وشخصي كما هو الشأن بالنسبة للرسائل.
ولا نلجأ إلى الصيغة غير الشخصية إلا في المذكرات الموجهة إلى مصلحة وليس على موظف وتجدر الإشارة إلى أنه يجب تفادي استعمال هذا النوع من المذكرات، ومن الأفضل دائما استعمال الصيغ المباشرة (الشخصية) أي توجه المذكرة إلى مرسل إليه معين (وزير، مدير، رئيس قسم).
وإذا كان الأمر يقتضي توجيه لمذكرة إلى خلية إدارية خاصة، كديوان بعض الوزراء حيث يحصل أحيانا عدم توضيح أو تحديد تنظيمها أو اختصاصاتها، فتتم صيغة الإرسال "مذكرة للديوان" بصيغة :
"موجه إلى السيد ..." الذي يوجهها بدوره إلى عضو الديوان المختص.
ويمكن تصنيف المذكرات على نوعين هامين :
1- المذكرات الإخبارية
2- المذكرات المصلحية (الإدارية)
ولا بأس أن نشير في الأخير إلى وثيقة خاصة : المذكرة الشفوية الدبلوماسية.
أ- المذكرة الإخبارية : المذكرة الإخبارية وثيقة للمراسلة تستعمل داخل نفس الوزارة أو وحدة إدارية (عمالة، بلدية، مؤسسة عمومية، ومصلحة). وتوجه هذه المذكرة على السواء من رئيس إلى مرؤوس، ومن مرؤوس إلى رئيس مع بعض الاختلاف أحيانا من حيث الشكل.
ويمكن توجيه المذكرات بين الأعوان من نفس المستوى بطريقة عادية وبدون مراعاة أية قاعدة خاصة من حيث الشكل والتقديم ما عدا عنوانها (مذكرة إلى ...) وتوقيع المحرر.
وتستعمل لتبادل الأسئلة والأجوبة، ولتوضيح بعض النقط عندما لا تكفي المكالمة الهاتفية وأنه من اللازم الاحتفاظ بالنسخ المكتوبة من العناصر المبلغة.
أما المذكرات الموجهة إلى رئيس أعلى فتخضع إلى بعض قواعد التقديم التالية بدون صيغة النداء أو عبارات المجاملة :
1. بيان المصلحة التي بعثت بالوثيقة.
2. التاريخ والمكان.
3. رقم التسجيل.
4. عنوانها "مذكرة" إلى السيد
5. الموضوع.
6. الإمضاء مع بيان صفة الموقع وذكر اسمه.
مثلا : وزارة الداخلية الرباط في 13 يناير 1982
مدرسة تكوين الأطر
مذكرة
إلى السيد الوزير
تتعلق بتوظيف المدرسين
الموضوع : توظيف مدرسين بمدرسة تكوين الأطر.
وإذا دعت الضرورة إلى التوجه إلى شخص أو مصلحة تابعة لسلطة إدارية فينبغي إضافة عبارة "تحت إشراف" مردفة باسم هذه السلطة مع مراعاة لقواعد احترام التسلسل الإداري، كما يستعمل غالبا هذا النوع من المذكرات لتعزيز رسالة أو وثيقة إدارية، وتعرض فيها النقط الرئيسية مع شروح إضافية أو دلائل لتثبيت وتبرير القرار الذي جاء في الرسالة أو الوثيقة، وتوجد أيضا مذكرات تقديم بصفة غير شخصية والتي لا تتوجه إلى أي مرسل إليه معين، وتستعمل لتقديم مشكل خاص سبق أن درس من قبل، وهي بذلك تشابه بحثا موجزا.
وبالنسبة لمسألة معقدة، تتطلب تحليلا مفصلا يكون من الأفضل تحرير تقريرا أو بحثا.
وتخضع هذه المذكرة إلى نفس قواعد التقديم كالمذكرة السابقة.
ب- المذكرة الإدارية (المصلحية) :
المذكرة الإدارية وثيقة تتضمن تعليمات أو توجيهات رئيس إلى كافة مرؤوسيه من أجل تنفيذ مقرر أو تنظيم طرق تسيير المصلحة، ولا تستعمل المذكرات الإدارية إلا في التنظيم الداخلي للإدارة وذلك لضمان السير العادي للمصالح، وبذلك تهم فقط أطر وأعوان المصلحة، كما أنها تتضمن تعليمات تنشر في مجال أقل اتساعا من مجال المنشور.
وسنتناول معالجة هذا النوع من المذكرات في الباب الخاص بالتعليمات.
ج- المذكرة الشفوية للمراسلة الدبلوماسية :
تكون هذه المذكرة وثيقة خاصة من وثائق المراسلة، وهي لا تخضع في بعض جوانبها لقواعد التحرير الإداري.
يعطى اسم "مذكرة" بصفة عامة إلى مجموع المراسلات المتبادلة مع البعثات الديبلوماسية ودون أن نتطرق إلى تفصيل "المذكرة الرسمية" وجوانبها الخاصة (بصفتها مذكرة جماعية وموحدة إلخ..) نشير فقط إلى خاصيات المذكرة الشفوية التي هي وثيقة جارية وتتبع قواعد تقديم المذكرة الرسمية.
تستعمل المذكرة الشفوية لتوضيح بعض نقط المناقشة، أو لاختصار محادثة هامة أو لتبليغ بعض الأخبار، كما أنها تحرر بصيغة الغائب وتتبادل من مصلحة إلى أخرى، ومن سفارة إلى وزارة الشؤون الخارجية للبلد المستقبل وتحرر على الورقة الحاملة للرأس بدون موضوع أو مرجع وبدون صيغة النداء المنفصلة عن النص. وتبدأ بصيغة المجاملة، كما تحمل رقم التسجيل الذي يوضع أسفل بيان المصلحة.
- مثال لصيغة المقدمة : "إن سفارة فرنسا تقدم تحياتها إلى وزارة الشؤون الخارجية للملكة المغربية ويشرفها بأن تبلغها أن ..."
- مثال لصيغة الخاتمة : "إن سفارة فرنسا تنتهز هذه الفرصة لتجديد فائق اعتبارها لوزارة الشؤون الخارجية".
التاريخ في الوثيقة مع بيان على السطر الموالي لآخر سطر بالنص، كما أن هذه المذكرة لا توقع إلا بالحروف الأولى وتحمل خاتم السفارة. وكما هو الشأن في الرسالة الشخصية يوضع اسم وعنوان المرسل إليه في أسفل يمين الصفحة الأولى.
2) ورقة الإرسال :
ورقة الإرسال وثيقة مختصرة في تحريرها، تبعث مكان الرسالة لنقل الوثائق داخل الإدارة مع إعطاء بيان المستندات أو الأوراق المرسلة معها.
تنقسم ورقة الإرسال إلى نوعين :
- ورقة الإرسال المستعملة بين المصالح
- ورقة الإرسال المبسطة التي يمكن استعمالها داخل المصلحة الواحدة.
أ- ورقة الإرسال بين المصالح : تحتوي هذه الوثيقة على العناصر التالية :
- بيان المصلحة المصدرة للوثيقة، تاريخ ومكان الإرسال، رقم التسجيل صيغة الإرسال.
- العنوان "ورقة الإرسال" وسط الصفحة، أو صيغة "يرسل" في هذه الحالة تتبع هذه الصيغة بحرف "إلـى" مع بيان صفة المرسل إليه على النحو التالي :
يرسل :
إلى السيد مدير المدرسة الوطنية للإدارة العمومية
-الربــاط-
أما إذا كان العنوان هو "ورقة الإرسال"، فإن صيغة الإرسال تتركب من الشطرين : المرسل والمرسل إليه، ويمكن أن يحتوي الاكتتاب على إشارات إضافية مشار إليها من قبل في موضوع الرسالة.
وأسفل العنوان يغطي بـاقي الصفحة جدول يتركب من ثلاثة أضلاع تبين فيه الإيضاحات والمعلومات المتعلقة بالمستندات المرسلة، يخصص الضلع الأول لبيان الوثائق، والثاني لعددها والثالث للملاحظات.
مثلا : للاختصاص، قصد الاطلاع، للأخبار.
كما يوضع التوقيع وطابع المصلحة المرسلة أسفل هذا الضلع.
ب- ورقة الإرسال داخل المصلحة : لا تكون هذه الوثيقة فئة مقننة في مجموع الوثائق الإدارية هكذا فإن استعمالها وتقديمها يبقى من اختيار المصالح، ويمكن حسب حاجيات المصلحة طبع ورقة الإرسال ذات حجم صغير (4 % 1 أو 8 % 1 الصفحة) أو على شكل كناشة بأرومات للمستعملين تحتوي على الإشارات التالية :
- العنوان : "ورقة الإرسال"
- خانة "للمرسل إليه" مع ترك فراغ لتتميم التسمية.
- خـانات تحتوي على إشـارة مختلف مقاصد أو غايات الوثيقة المرسلة وتتبع بخانة توضع فيها علامة الإشارة المحتفظ بها.
- وعند الاقتضاء خانة لبعض البيانات أو الملاحظات الإضافية التي تكتب باليد.
- خانة للتاريخ.
- خانة "للتوقيع مع اسم المرسل".
نموذج لورقة الإرسال داخل المصلحة :
م.و.أ.ع ورقة إرسال رقم : ......
إلـــى السـيـد
قـصـد الاطــلاع
للاخـتـصــاص
للإشـــعـــار
للأداء بعناصر الجواب
تـبـعا لطـلـبـكم
مــلاحظـات :
التــــاريخ
المــرســل :
رسائل مختلفة :
إن مختلف الرسائل الصادرة عن المصالح الإدارية يمكن تصنيفها حسب غايتها، وهكذا نجد :
- رسائل الإخبار (الإعلام) : يشرفني أن أطلعكم "أو أن أنهي إلى علمكم"
- رسائل العرض : "يشرفني أن أعرض عليكم"
- الرسائل الملتمسة لرأي أو لتعليمات "يشرفني أن ألتمس منكم التفضل بتزويدي بتعليماتكم..."
- يشرفني أن ألتمس من سيادتكم منحي موافقتكم..."
- الرسائل التي تبدي اقتراحا : يشرفني أن أقترح عليكم ..
- الرسائل الملتمسة لعناصر الجواب والتي ترسل مصحوبة بنسخة منها قصد التبليغ وتستعمل غالبا في هذه الحالة ورقة "الإنفاذ
ولا نتناول بالتفصيل هنا إلى نوعين من الرسائل، يتطلب استعمالهما بعض الإيضاحات الخاصة وهي : رسالة الإفادة بالاستلام، ورسالة تذكير.
1- رسالة الإفادة بالاستلام :
عادة لا تبعث الإدارة الاستلام فيما يخص المراسلة بين المصالح، بل نحصل بكل سهولة على نفس النتيجة باستعمال دفتر أو سجل الإيفاذ، عندما ينقل البريد مباشرة من مصلحة إلى أخرى بواسطة رجل الإيفاذ.
إن توقيع المصلحة المرسل إليها على السجل يعني براءة بالنسبة للمرسل وإفادة بالاستلام إلا أنه في بعض الحالات يكون من الضروري أو من الأفضل إرسال الإفادة باستلام خصوصا في الحالات التالية :
- عندما يتطلب تحقيق الطلب أو القضية المقدمة من المراسل وقتا مهما للإجابة بسبب الأبحاث أو الدراسات التي تقتضيها، ويعمل القائد بالاستلام على اطمئنان المراسل ويوضح له بأن قضيته غير مهملة.
- عندما تبعث للإدارة الوثائق التي سبق أن طلبتها.
- عندما تتوصل الإدارة باحتجاج
- عندما ينص عليه إجراء قانوني أو تنظيمي، كالحالة السابقة تستعمل بعض المصالح مطبوعات لا ينقصها إلا تاريخ الاستلام وعناصر مطابقة الرسالة.
- عند استلام رسالة تهم مصلحة أخرى، بحيث ينبغي إشعار المرسل بأن رسالته قد سلمت إلى المصلحة المختصة.
مثلا : "يشرفني أن أفيد استلام رسالتكم رقم ... المتعلقة ب ... سجلت تحت رقم ... وستكون موضوع دراسة في أقرب الآجال ..."
أو "أخذت بعين الاعتبـار طلبك المؤرخ في ... المتعلق ب ... لقد شغلت هذه القضية كل اهتمامي، وبعد دراستها سيعطي إليها الجواب الذي تستحقه".
أو "لقد توصـلت باعتراضك المؤرخ في ... المتعلق ب ... لقد شغلت هـذه القضية كل اهتمامي، وبعد دراستها سيعطي إليها الجواب الذي تستحقه".
أو "بالرسالة المؤرخة في ... أردتم أن تثيروا انتباهي إلى ... وسأطلعكم على الجواب الذي ستخصصه المصالح المختصة في حينه".
ملحـوظة : إن صياغة موضوع رسالة كهذه يجب أن تتناول موضوع الرسالة المتوصل بها وليس فقط إشارة الإفادة بالاستلام التي لا تقدم أي عنصر يسهل عملية الترتيب"
2- رسالة تذكير : الغرض من هذه الرسالة هو تذكير المرسل إليه بالإجابة على رسالة وجهت إليه من قبل عندما لم يفعل ذلك في الأجل مع الأخذ بعين الاعتبار الظروف التي من المحتمل أن تمدد هذا الأجل.
وتكون رسالة التذكير حسب الحالة رسالة شخصية أو رسالة إدارية، كما يكون أسلوب الرسالة في التذكير الأول بمجاملة ثم يصبح أكثر حدة عند التذكير الثاني والثالث.
2- الوثائق الإدارية الأخرى للمراسلة :
1) المذكرة :
داخل المصلحة نتبادل المذكرات التي نحتفظ بنسخها عوض الرسائل وتتنوع هذه المذكرات تبعا للمستوى الذي يتم فيه تبادلها وحسب محتوى الأخبار أو التعليمات التي تقدمها.
والمذكرة وثيقة تعالج مسألة جارية توجه سواء إلى رئيس أو مرؤوس أو إلى مصلحة مركزية تابعة لنفس الوزارة أو العمالة. وهي الطريقة العادية لنقل التعليمات وفقا للتسلسل النازل ولكنها أيضا التعبير الكتابي عن العلاقات بين المصالح ويمكن أن تستعمل لعرض مسائل عادية على السلطات التسلسلية وعلى الوزير نفسه. أما القضايا والاستقصاءات التي تكون نوعا ما معقدة- خصوصا عندما تعرض على الوزير- فتقدم على شكل تقرير. وتعوض الرسائل بالمذكرات في جميع الحالات عندما ينتمي المرسل إليه إلى نفس المصلحة المركزية كالموقع.
أما من حيث التقديم فتخضع المذكرة إلى نفس القواعد المتبعة في الوثائق الإدارية الأخرى مع بعض الخصائص التي تتميز بها.
- عنوانها "مذكرة" مردف بذكر المرسل إليه
مثلا :
مـذكرة
إلى السيد مدير الإصلاح الإداري.
كما يكتسي تحرير المذكرة أحيانا صبغة غير شخصية حيث ينادي المرسل إليه بصيغة الغائب ولكن هذه الشكلية أصبحت غير معمول بها، وجرت العادة على تحرير المذكرات بأسلوب مباشر وشخصي كما هو الشأن بالنسبة للرسائل.
ولا نلجأ إلى الصيغة غير الشخصية إلا في المذكرات الموجهة إلى مصلحة وليس على موظف وتجدر الإشارة إلى أنه يجب تفادي استعمال هذا النوع من المذكرات، ومن الأفضل دائما استعمال الصيغ المباشرة (الشخصية) أي توجه المذكرة إلى مرسل إليه معين (وزير، مدير، رئيس قسم).
وإذا كان الأمر يقتضي توجيه لمذكرة إلى خلية إدارية خاصة، كديوان بعض الوزراء حيث يحصل أحيانا عدم توضيح أو تحديد تنظيمها أو اختصاصاتها، فتتم صيغة الإرسال "مذكرة للديوان" بصيغة :
"موجه إلى السيد ..." الذي يوجهها بدوره إلى عضو الديوان المختص.
ويمكن تصنيف المذكرات على نوعين هامين :
1- المذكرات الإخبارية
2- المذكرات المصلحية (الإدارية)
ولا بأس أن نشير في الأخير إلى وثيقة خاصة : المذكرة الشفوية الدبلوماسية.
أ- المذكرة الإخبارية : المذكرة الإخبارية وثيقة للمراسلة تستعمل داخل نفس الوزارة أو وحدة إدارية (عمالة، بلدية، مؤسسة عمومية، ومصلحة). وتوجه هذه المذكرة على السواء من رئيس إلى مرؤوس، ومن مرؤوس إلى رئيس مع بعض الاختلاف أحيانا من حيث الشكل.
ويمكن توجيه المذكرات بين الأعوان من نفس المستوى بطريقة عادية وبدون مراعاة أية قاعدة خاصة من حيث الشكل والتقديم ما عدا عنوانها (مذكرة إلى ...) وتوقيع المحرر.
وتستعمل لتبادل الأسئلة والأجوبة، ولتوضيح بعض النقط عندما لا تكفي المكالمة الهاتفية وأنه من اللازم الاحتفاظ بالنسخ المكتوبة من العناصر المبلغة.
أما المذكرات الموجهة إلى رئيس أعلى فتخضع إلى بعض قواعد التقديم التالية بدون صيغة النداء أو عبارات المجاملة :
1. بيان المصلحة التي بعثت بالوثيقة.
2. التاريخ والمكان.
3. رقم التسجيل.
4. عنوانها "مذكرة" إلى السيد
5. الموضوع.
6. الإمضاء مع بيان صفة الموقع وذكر اسمه.
مثلا : وزارة الداخلية الرباط في 13 يناير 1982
مدرسة تكوين الأطر
مذكرة
إلى السيد الوزير
تتعلق بتوظيف المدرسين
الموضوع : توظيف مدرسين بمدرسة تكوين الأطر.
وإذا دعت الضرورة إلى التوجه إلى شخص أو مصلحة تابعة لسلطة إدارية فينبغي إضافة عبارة "تحت إشراف" مردفة باسم هذه السلطة مع مراعاة لقواعد احترام التسلسل الإداري، كما يستعمل غالبا هذا النوع من المذكرات لتعزيز رسالة أو وثيقة إدارية، وتعرض فيها النقط الرئيسية مع شروح إضافية أو دلائل لتثبيت وتبرير القرار الذي جاء في الرسالة أو الوثيقة، وتوجد أيضا مذكرات تقديم بصفة غير شخصية والتي لا تتوجه إلى أي مرسل إليه معين، وتستعمل لتقديم مشكل خاص سبق أن درس من قبل، وهي بذلك تشابه بحثا موجزا.
وبالنسبة لمسألة معقدة، تتطلب تحليلا مفصلا يكون من الأفضل تحرير تقريرا أو بحثا.
وتخضع هذه المذكرة إلى نفس قواعد التقديم كالمذكرة السابقة.
ب- المذكرة الإدارية (المصلحية) :
المذكرة الإدارية وثيقة تتضمن تعليمات أو توجيهات رئيس إلى كافة مرؤوسيه من أجل تنفيذ مقرر أو تنظيم طرق تسيير المصلحة، ولا تستعمل المذكرات الإدارية إلا في التنظيم الداخلي للإدارة وذلك لضمان السير العادي للمصالح، وبذلك تهم فقط أطر وأعوان المصلحة، كما أنها تتضمن تعليمات تنشر في مجال أقل اتساعا من مجال المنشور.
وسنتناول معالجة هذا النوع من المذكرات في الباب الخاص بالتعليمات.
ج- المذكرة الشفوية للمراسلة الدبلوماسية :
تكون هذه المذكرة وثيقة خاصة من وثائق المراسلة، وهي لا تخضع في بعض جوانبها لقواعد التحرير الإداري.
يعطى اسم "مذكرة" بصفة عامة إلى مجموع المراسلات المتبادلة مع البعثات الديبلوماسية ودون أن نتطرق إلى تفصيل "المذكرة الرسمية" وجوانبها الخاصة (بصفتها مذكرة جماعية وموحدة إلخ..) نشير فقط إلى خاصيات المذكرة الشفوية التي هي وثيقة جارية وتتبع قواعد تقديم المذكرة الرسمية.
تستعمل المذكرة الشفوية لتوضيح بعض نقط المناقشة، أو لاختصار محادثة هامة أو لتبليغ بعض الأخبار، كما أنها تحرر بصيغة الغائب وتتبادل من مصلحة إلى أخرى، ومن سفارة إلى وزارة الشؤون الخارجية للبلد المستقبل وتحرر على الورقة الحاملة للرأس بدون موضوع أو مرجع وبدون صيغة النداء المنفصلة عن النص. وتبدأ بصيغة المجاملة، كما تحمل رقم التسجيل الذي يوضع أسفل بيان المصلحة.
- مثال لصيغة المقدمة : "إن سفارة فرنسا تقدم تحياتها إلى وزارة الشؤون الخارجية للملكة المغربية ويشرفها بأن تبلغها أن ..."
- مثال لصيغة الخاتمة : "إن سفارة فرنسا تنتهز هذه الفرصة لتجديد فائق اعتبارها لوزارة الشؤون الخارجية".
التاريخ في الوثيقة مع بيان على السطر الموالي لآخر سطر بالنص، كما أن هذه المذكرة لا توقع إلا بالحروف الأولى وتحمل خاتم السفارة. وكما هو الشأن في الرسالة الشخصية يوضع اسم وعنوان المرسل إليه في أسفل يمين الصفحة الأولى.
2) ورقة الإرسال :
ورقة الإرسال وثيقة مختصرة في تحريرها، تبعث مكان الرسالة لنقل الوثائق داخل الإدارة مع إعطاء بيان المستندات أو الأوراق المرسلة معها.
تنقسم ورقة الإرسال إلى نوعين :
- ورقة الإرسال المستعملة بين المصالح
- ورقة الإرسال المبسطة التي يمكن استعمالها داخل المصلحة الواحدة.
أ- ورقة الإرسال بين المصالح : تحتوي هذه الوثيقة على العناصر التالية :
- بيان المصلحة المصدرة للوثيقة، تاريخ ومكان الإرسال، رقم التسجيل صيغة الإرسال.
- العنوان "ورقة الإرسال" وسط الصفحة، أو صيغة "يرسل" في هذه الحالة تتبع هذه الصيغة بحرف "إلـى" مع بيان صفة المرسل إليه على النحو التالي :
يرسل :
إلى السيد مدير المدرسة الوطنية للإدارة العمومية
-الربــاط-
أما إذا كان العنوان هو "ورقة الإرسال"، فإن صيغة الإرسال تتركب من الشطرين : المرسل والمرسل إليه، ويمكن أن يحتوي الاكتتاب على إشارات إضافية مشار إليها من قبل في موضوع الرسالة.
وأسفل العنوان يغطي بـاقي الصفحة جدول يتركب من ثلاثة أضلاع تبين فيه الإيضاحات والمعلومات المتعلقة بالمستندات المرسلة، يخصص الضلع الأول لبيان الوثائق، والثاني لعددها والثالث للملاحظات.
مثلا : للاختصاص، قصد الاطلاع، للأخبار.
كما يوضع التوقيع وطابع المصلحة المرسلة أسفل هذا الضلع.
ب- ورقة الإرسال داخل المصلحة : لا تكون هذه الوثيقة فئة مقننة في مجموع الوثائق الإدارية هكذا فإن استعمالها وتقديمها يبقى من اختيار المصالح، ويمكن حسب حاجيات المصلحة طبع ورقة الإرسال ذات حجم صغير (4 % 1 أو 8 % 1 الصفحة) أو على شكل كناشة بأرومات للمستعملين تحتوي على الإشارات التالية :
- العنوان : "ورقة الإرسال"
- خانة "للمرسل إليه" مع ترك فراغ لتتميم التسمية.
- خـانات تحتوي على إشـارة مختلف مقاصد أو غايات الوثيقة المرسلة وتتبع بخانة توضع فيها علامة الإشارة المحتفظ بها.
- وعند الاقتضاء خانة لبعض البيانات أو الملاحظات الإضافية التي تكتب باليد.
- خانة للتاريخ.
- خانة "للتوقيع مع اسم المرسل".
نموذج لورقة الإرسال داخل المصلحة :
م.و.أ.ع ورقة إرسال رقم : ......
إلـــى السـيـد
قـصـد الاطــلاع
للاخـتـصــاص
للإشـــعـــار
للأداء بعناصر الجواب
تـبـعا لطـلـبـكم
مــلاحظـات :
التــــاريخ
المــرســل :
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق