الاستدعاء وجدول الأعمال :
أ- نظـرة عامة : يحصل انعقـاد اجتماعات طارئة يقررها رئيس المصلحة عندما يتطلب الأمر دراسة قضية أو مسألة مستعجلة مع مساعديه المباشرين، في هذه الحالة ليس من الضروري ونظرا للاستعجال أن توجه الاستدعاءات إلى هؤلاء الأشخاص خاصة وانهم يعملون في نفس المصلحة، ويكفي أن يتم الاستدعاء عن طريق الهاتف، ولكن يجب أن تبقى هذه الحالة استثنائية، كما أنه ليس من الضروري كذلك إرسال الاستدعاءات عندما يتعلق الأمر باجتماع أسبوعي أو دوري يصادف تاريخا معينا ، إذا لم يتم تحديد جدول الأعمال في الاجتماع السابق.
وعندما يمكن توقع الاجتماع السابق مسبقا، من المفروض إرسال الاستدعاء إلى الأشخاص الذين ننتظر منهم المساهمة وخاصة إلى المساعدين أو الأشخاص الذين هم خارج المصلحة أو في مرتبة عليا.
ومن باب اللياقة كذلك، يجب دائما إرسال هذا الاستدعاء بأسبوع على الأقل قبل انعقاد الاجتماع لكي يتمكن الأشخاص المدعوون من التحرر-مؤقتا- من التزاماتهم الأخرى، والاستعداد للاجتماع بدراسة الملفات أو القضايا التي ستعرض في هذا الاجتماع.
وأخيرا يمكن لبعض المصالح التي تعالج قضايا تهم المرعيين مباشرة أن ترسل استدعاءات باسم أحد هؤلاء طالبة منه أن يتقدم إلى المصلحة في تاريخ معين "لأجل قضية تهمه" أو لأي سبب آخر يتم تعيينه بوضوح.
عندما يتعلق الاستدعاء باجتماع، يجب أن يحتوي في نفس الوقت على جدول الأعمال أي قائمة المواضيع التي ستعالج في الاجتماع، وذلك حتى يتمكن الأشخاص المدعوون أن يتهيئوا للاجتماع بمراجعة الملفات واستشارة الأشخاص المطلعين على المواضيع التي ستعرض للمناقشة، وكذلك تحضير تدخلاتهم إذا اقتضى الأمر.
يمكن أن يقوم الاجتماع على دراسة الوثائق المعدة من طرف المصلحة التي تدعو للاجتماع وقد يقتضي الأمر في هذه الحالة إرسال نماذج من هذه الوثائق رفقة الاستدعاء ليتمكن المشاركون من دراستها مسبقا.
يعتبر إرسال الجدول الأعمال من طرف المصلحة المنظمة وتهيئه من طرف كل المشاركين، من أهم العناصر المفيدة والفعالة في الاجتماع.
وأخيرا يمكن أن يرسل مع الاستدعاء وجدول الأعمال محضر الاجتماع السابق- إن وجد- وعندما يتعلق الأمر بنفس المشاركين.
تقديم الاستدعاء : يحتوي الاستدعاء على : بيان المصلحة، رقم تاريخ التسجيل، العنوان "استدعاء" وفي الأسفل تدرج صيغة الاستدعاء.
مثلا : المرجو من السيد ... حضور اجتماع ... الذي سينعقد ب ... على الساعة ...
وتخصص هذه الصيغة للمرؤوسين، أما بالنسبة للأشخاص من خارج المصلحة وخصوصا ذوي المراتب العليا فيجب أن تتسم هذه الصيغة بفائق الاعتبار كما يمكن أن تقدم كرسالة.
مثلا : سأكون ممنونا لكم إذا ما شاركتم في الاجتماع الذي سينعقد ب ... على الساعة ...
ويمكن أيضا في هذه الحالة أن نفضل عنوانا آخر اقل إلزاما عوض "استدعاء" ويمكن إدراج اسم المرسل إليه المدعو للاجتماع سواء في صيغة الاستدعاء المذكورة أعلاه أو فوق العنوان ضمن صيغة الإرسال.
مثلا : إلى السيد ....
من الضروري ذكر المكان، التاريخ والساعة التي سينعقد فيها الاجتماع، وعندما لا يتعلق الأمر باجتماع روتيني نذكر اسم وصفة الشخص الذي يرأس الاجتماع وأحيانا يستحسن ذكر صفة المشاركين الآخرين، أو على الأقل الأعضاء الرئيسيين منهم.
وتوضع من بعد صيغة الاستدعاء عبارة جدول الأعمال التي يسرد أسفلها جميع المواضيع المزمع دراستها (هذا عندما لا تحرر هذه الصيغة على شكل رسالة، وهي الحالة التي يدرج فيها جدول الأعمال في صيغة الاستدعاء على شكل فقرة محررة بأكملها).
أخيرا يمكن أن ننهي هذه القائمة بالنقطة التالية : "مواضيع مختلفة" عندما نريد أن نترك فرصة لدراسة بعض المواضيع المختلفة وغير المتوقعة من طرف المنظم للاجتماع والتي من المحتمل طرحها من طرف المشاركين في آخر الاجتماع.
4) الإعــلان :
أ- نظرة عامة : الإعلان وثيقة إخبارية تخصص للتعليق، فهي تهم إذن أشخاصا معينين بإمكانهم أن يطلعوا عليها على سبورات التعليق : موظفو المصلحة، والمعنيون بالأمر، ويستعمل الإعلان أساسا لتبليغ أخبار مؤقتة مثلا : انعقاد اجتماع أو ندوة، حلول أو إغلاق مكتب إعلان الأشغال...
بما أنه يخصص للتعليق فإنه يجب سحب نسخ الإعلان بقدر كاف للأعمدة التي سيعلق عليها، ولكن يجب أيضا أخذ النسخ الضرورية للترتيب بعين الاعتبار لأنه من المفيد الاحتفاظ بنسخ من الحوادث المعلن عنها لأنها تتعلق بنشاط المصلحة ويمكن ذكرها في تقرير سنوي مثلا. ويجب نزع الإعلانات القديمة وتعويضها تدريجيا بالإعلانات الحديثة، لأنه يلاحظ غالبا في بعض المصالح بقاء بعض الإعلانات التي تهم حوادث قديمة.
ب- تقديم الإعلان : نجد في الإعلان.
- بيان المصلحة
- العنوان : "إعلان" الذي يكتب وسط الصفحة وحده أو مرفقا بإشارة الأشخاص الموجه إليهم.
مثلا : إعلان إلى جميع الموظفين أو إعلان إلى طلبة السلك العالي وتعطي بعض المصالح للإعلانات عنوان : "مذكرة"
مثلا : "مذكرة" إلى طلبة السلك العالي، "مذكرة" إلى موظفي الكتابة العامة، كما نجد أحيانا عنوان "مذكرة مصلحية"، خصوصا عندما تكون الوثيقة زيادة على التعليق موضوع نشر في المصالح.
ويبدو من الأحسن لتفادي أي التباس بين الوثائق، احترام قاعدة دقيقة واضحة لكل فئة معينة، وهكذا بالنسبة للتسميات : "مذكرة" أو "مذكرة مصلحية"، يجب الاعتماد على القواعد المقدمة في الفقرة الخاصة بالمذكرة، ونطلق تسمية "إعلان" على الوثيقة المخصصة للتعليق والموجهة إلى عدد مهم من المرسل إليهم من أجل تبليغهم بخبر مؤقت.
يبتدئ نص الإعلان بتحديد الأشخاص المعنيين بالأمر. الذين يمكن أن تذكر أسماؤهم أسفل العنوان :
مثلا : ليكن في علم السادة ... (أو ننهي إلى علم السادة...)
أو نخبر ... أن آخر أجل لوضع الملفات المتعلقة ب ... هو ... وأخيرا يجب إدراج المكان والتاريخ مع توقيع السلطة المخبرة بعد النص وبنفس التقديم كالرسالة.
5) البــلاغ
أ- نظرة عامة : هناك عدة أنواع من البلاغات نستثني منها أحيانا البلاغ الدبلوماسي الذي ينشر عند افتتاح جمع دولي أو لقاء بين رؤساء الدول. وهذا النوع من البلاغ لا يدخل في إطار التحرير الإداري.
والبـلاغ الذي يعنينا هنا هو الذي توجهه سلطة إدارية إلى العموم لتبليغ خبر أو قرار أو إجراءات مختلفة ذات مصلحة عامة.
مثلا : إعلان عن مباراة، إجراءات تتعلق بالسير، إحصاء إلى آخره. ويتميز البلاغ عن الإعلان بأنه ينشر بصفة عامة أكثر من الإعلان الذي لا يهم إلا فئة معينة من الجمهور، أما البلاغ فيمكن أن يعني مجموع السكان بحيث يذاع في الإذاعة والتلفزة أو ينشر في الصحافة.
ب- تقديم البلاغ : يوجه البلاغ إلى جمهور غير إداري، لذا يجب أن يكون مفهوما وواضحا لدى الجميع، كما أن نشره في الإذاعة والتلفزة أو في الصحافة لا يكون بالمجان، لذلك يجب أن يكون مختصرا قدر الإمكان. ويحتوي البلاغ الصادر عن مصلحة على الإشارات التالية :
- بيان المصلحة
- صيغة الإرسال مثلا : على السيد مدير ...
- رقم التسجيل
- العنوان : "بلاغ"
- نص البلاغ ويكون مسبوقا بصيغة تبين مصدره.
مثلا ينهي عامل إقليم فاس ....
ويمكن عند الاقتضاء أن تتمم هذه الصيغة بفئة الأشخاص المعنيين بالأمر.
مثلا ينهي عامل إقليم فاس إلى ....
وتجدر الإشارة إلى أن هذه الصيغة وحدها ونص البلاغ هما اللذان ينشران، أما الإشارات الإدارية الأخرى فلا تنشر في الصحافة أو في الإذاعة لكونها لا تهم الجمهور.
- التاريخ والمكان، توقيع السلطة المسؤولة حسب التقديم المعتاد.
- البيانات التي تتعلق بعدد النشر في الإذاعة أو في الصحافة يمكن ذكرها أسفل العنوان إذا كانت مختصرة.
مثلا : بـلاغ
(لنشره أو لإذاعته مرتين)
ويمكن وضعها على شكل جدول أسفل يمين الصفحة إذا كان يجب أن تكون أكثر تفصيلا.
مثـلا : للإدراج في صحف تحرف : 15-17-19 يناير 1982.
لإذاعته (عن طريق الإذاعة) أيام : 15 و 17 يناير 1982 في السابعة والواحدة بعد الزوال.
6) البرقية الرسمية :
أ- نظرة عـامة : البرقية وثيقة تمكن من تبليغ خبر مستعجل، حيث أن وسائل المراسلة العادية غير كافية في هذه الحالة. وتحرر البرقية الرسمية على مطبوع خاص، وتسلم على المصلحة البريدية المكلفة، ولا يمكن تبليغها عن طريق الهاتف. ككل البرقيات تخضع هذه البرقية لضرورات الكلفة والاستعجال وتحدد كلفتها حسب عدد الكلمات، وسرعة تبليغها حسب اختصار النص.
وأخيرا تجب الإشارة إلى أن السلطات الإدارية هي المؤهلة وحدها لإرسال البرقيات الرسمية كما يجب أن تمر رسائل المصالح (التيلكس) عبر هذه السلطات.
ب- تحرير البرقية الرسمية : يقتضي تحرير البرقية الرسمية "أسلوبا تلغرافيا" أي أسلوبا يلغى جميع العناصر التي تربط الجملة العادية للاحتفاظ فقط بالكلمات الرئيسية والضرورية لفهم نص البرقية بصحة.
إن الترقيم أو وضع علامات الوقف من نقط وفواصل، يعوض بكلمة انتهى التي تدل على الانتقال إلى فكرة أخرى بدون خطأ ممكن.
مثال : للتحرير التلغرافي.
الجملة العادية : "يشرفني أن أخبركم بأن إعصارا عنيفا تلته فيضانات قد ضرب الجهة الغربية لناحية.... مسببا خسائر مادية وبشرية. وسنوافيكم بتقرير مفصل عن الوضعية في اقرب الآجال".
الجملة التلغرافية : إعصار عنيف ضرب الجهة الغربية لناحية ... انتهى خسائر مادية وبشرية انتهى سنوافيكم بتقرير مفصل انتهى.
إن صيغة يشرفني أن أنهي إلى علمكم ليست ضرورية، ويمكن إذن حذفها. ويحرر النص عادة بتغيير واضح ومفهوم، أما الرسائل (تيلكس) "الكتمانية" أو "السرية" فتحرر وترسل بقنان مشفر (أو بديل الرموز) ويعاد نقلها بوضوح عند الوصول.
ج- إشارات خاصة : - رقم البرقية الرسمية والتاريخ.
- اسم المرسل والمرسل إليه.
عن المصالح التي تتلقى عددا مهما من البرقيات تتوفر على عنوان تلغرافي يتركب أساسا من رمز يدل باختصار وفي كلمة واحدة على التسمية العادية للمصلحة. توضع هذه الرموز في فهرس وتقنن من طرف المصلحة البريدية.
- الإشارات التي تتعلق بإذاعة البرقية، والإشارات المتعلقة بالاستعجال، التي توضع في الجهة اليمنى للمطبوع : عادي، مستعجل، أسبقية، أسبقية مطلقة، أسبقية بدون أجل.
إن البرقيات التي تحمل إشارة "مستعجل" تبعث في كل سـاعة من النهار إلى الليل، كمـا أن استعمال هذه الإشارات الخاصة يجب أن يراقب بدقة لتفادي أية هفوة.
- وأخيرا يجب أن يدرج في المطبوع إمضاء المرسل وتأشيرة المراقبة من طرف السلطة المسؤولة
أ- نظـرة عامة : يحصل انعقـاد اجتماعات طارئة يقررها رئيس المصلحة عندما يتطلب الأمر دراسة قضية أو مسألة مستعجلة مع مساعديه المباشرين، في هذه الحالة ليس من الضروري ونظرا للاستعجال أن توجه الاستدعاءات إلى هؤلاء الأشخاص خاصة وانهم يعملون في نفس المصلحة، ويكفي أن يتم الاستدعاء عن طريق الهاتف، ولكن يجب أن تبقى هذه الحالة استثنائية، كما أنه ليس من الضروري كذلك إرسال الاستدعاءات عندما يتعلق الأمر باجتماع أسبوعي أو دوري يصادف تاريخا معينا ، إذا لم يتم تحديد جدول الأعمال في الاجتماع السابق.
وعندما يمكن توقع الاجتماع السابق مسبقا، من المفروض إرسال الاستدعاء إلى الأشخاص الذين ننتظر منهم المساهمة وخاصة إلى المساعدين أو الأشخاص الذين هم خارج المصلحة أو في مرتبة عليا.
ومن باب اللياقة كذلك، يجب دائما إرسال هذا الاستدعاء بأسبوع على الأقل قبل انعقاد الاجتماع لكي يتمكن الأشخاص المدعوون من التحرر-مؤقتا- من التزاماتهم الأخرى، والاستعداد للاجتماع بدراسة الملفات أو القضايا التي ستعرض في هذا الاجتماع.
وأخيرا يمكن لبعض المصالح التي تعالج قضايا تهم المرعيين مباشرة أن ترسل استدعاءات باسم أحد هؤلاء طالبة منه أن يتقدم إلى المصلحة في تاريخ معين "لأجل قضية تهمه" أو لأي سبب آخر يتم تعيينه بوضوح.
عندما يتعلق الاستدعاء باجتماع، يجب أن يحتوي في نفس الوقت على جدول الأعمال أي قائمة المواضيع التي ستعالج في الاجتماع، وذلك حتى يتمكن الأشخاص المدعوون أن يتهيئوا للاجتماع بمراجعة الملفات واستشارة الأشخاص المطلعين على المواضيع التي ستعرض للمناقشة، وكذلك تحضير تدخلاتهم إذا اقتضى الأمر.
يمكن أن يقوم الاجتماع على دراسة الوثائق المعدة من طرف المصلحة التي تدعو للاجتماع وقد يقتضي الأمر في هذه الحالة إرسال نماذج من هذه الوثائق رفقة الاستدعاء ليتمكن المشاركون من دراستها مسبقا.
يعتبر إرسال الجدول الأعمال من طرف المصلحة المنظمة وتهيئه من طرف كل المشاركين، من أهم العناصر المفيدة والفعالة في الاجتماع.
وأخيرا يمكن أن يرسل مع الاستدعاء وجدول الأعمال محضر الاجتماع السابق- إن وجد- وعندما يتعلق الأمر بنفس المشاركين.
تقديم الاستدعاء : يحتوي الاستدعاء على : بيان المصلحة، رقم تاريخ التسجيل، العنوان "استدعاء" وفي الأسفل تدرج صيغة الاستدعاء.
مثلا : المرجو من السيد ... حضور اجتماع ... الذي سينعقد ب ... على الساعة ...
وتخصص هذه الصيغة للمرؤوسين، أما بالنسبة للأشخاص من خارج المصلحة وخصوصا ذوي المراتب العليا فيجب أن تتسم هذه الصيغة بفائق الاعتبار كما يمكن أن تقدم كرسالة.
مثلا : سأكون ممنونا لكم إذا ما شاركتم في الاجتماع الذي سينعقد ب ... على الساعة ...
ويمكن أيضا في هذه الحالة أن نفضل عنوانا آخر اقل إلزاما عوض "استدعاء" ويمكن إدراج اسم المرسل إليه المدعو للاجتماع سواء في صيغة الاستدعاء المذكورة أعلاه أو فوق العنوان ضمن صيغة الإرسال.
مثلا : إلى السيد ....
من الضروري ذكر المكان، التاريخ والساعة التي سينعقد فيها الاجتماع، وعندما لا يتعلق الأمر باجتماع روتيني نذكر اسم وصفة الشخص الذي يرأس الاجتماع وأحيانا يستحسن ذكر صفة المشاركين الآخرين، أو على الأقل الأعضاء الرئيسيين منهم.
وتوضع من بعد صيغة الاستدعاء عبارة جدول الأعمال التي يسرد أسفلها جميع المواضيع المزمع دراستها (هذا عندما لا تحرر هذه الصيغة على شكل رسالة، وهي الحالة التي يدرج فيها جدول الأعمال في صيغة الاستدعاء على شكل فقرة محررة بأكملها).
أخيرا يمكن أن ننهي هذه القائمة بالنقطة التالية : "مواضيع مختلفة" عندما نريد أن نترك فرصة لدراسة بعض المواضيع المختلفة وغير المتوقعة من طرف المنظم للاجتماع والتي من المحتمل طرحها من طرف المشاركين في آخر الاجتماع.
4) الإعــلان :
أ- نظرة عامة : الإعلان وثيقة إخبارية تخصص للتعليق، فهي تهم إذن أشخاصا معينين بإمكانهم أن يطلعوا عليها على سبورات التعليق : موظفو المصلحة، والمعنيون بالأمر، ويستعمل الإعلان أساسا لتبليغ أخبار مؤقتة مثلا : انعقاد اجتماع أو ندوة، حلول أو إغلاق مكتب إعلان الأشغال...
بما أنه يخصص للتعليق فإنه يجب سحب نسخ الإعلان بقدر كاف للأعمدة التي سيعلق عليها، ولكن يجب أيضا أخذ النسخ الضرورية للترتيب بعين الاعتبار لأنه من المفيد الاحتفاظ بنسخ من الحوادث المعلن عنها لأنها تتعلق بنشاط المصلحة ويمكن ذكرها في تقرير سنوي مثلا. ويجب نزع الإعلانات القديمة وتعويضها تدريجيا بالإعلانات الحديثة، لأنه يلاحظ غالبا في بعض المصالح بقاء بعض الإعلانات التي تهم حوادث قديمة.
ب- تقديم الإعلان : نجد في الإعلان.
- بيان المصلحة
- العنوان : "إعلان" الذي يكتب وسط الصفحة وحده أو مرفقا بإشارة الأشخاص الموجه إليهم.
مثلا : إعلان إلى جميع الموظفين أو إعلان إلى طلبة السلك العالي وتعطي بعض المصالح للإعلانات عنوان : "مذكرة"
مثلا : "مذكرة" إلى طلبة السلك العالي، "مذكرة" إلى موظفي الكتابة العامة، كما نجد أحيانا عنوان "مذكرة مصلحية"، خصوصا عندما تكون الوثيقة زيادة على التعليق موضوع نشر في المصالح.
ويبدو من الأحسن لتفادي أي التباس بين الوثائق، احترام قاعدة دقيقة واضحة لكل فئة معينة، وهكذا بالنسبة للتسميات : "مذكرة" أو "مذكرة مصلحية"، يجب الاعتماد على القواعد المقدمة في الفقرة الخاصة بالمذكرة، ونطلق تسمية "إعلان" على الوثيقة المخصصة للتعليق والموجهة إلى عدد مهم من المرسل إليهم من أجل تبليغهم بخبر مؤقت.
يبتدئ نص الإعلان بتحديد الأشخاص المعنيين بالأمر. الذين يمكن أن تذكر أسماؤهم أسفل العنوان :
مثلا : ليكن في علم السادة ... (أو ننهي إلى علم السادة...)
أو نخبر ... أن آخر أجل لوضع الملفات المتعلقة ب ... هو ... وأخيرا يجب إدراج المكان والتاريخ مع توقيع السلطة المخبرة بعد النص وبنفس التقديم كالرسالة.
5) البــلاغ
أ- نظرة عامة : هناك عدة أنواع من البلاغات نستثني منها أحيانا البلاغ الدبلوماسي الذي ينشر عند افتتاح جمع دولي أو لقاء بين رؤساء الدول. وهذا النوع من البلاغ لا يدخل في إطار التحرير الإداري.
والبـلاغ الذي يعنينا هنا هو الذي توجهه سلطة إدارية إلى العموم لتبليغ خبر أو قرار أو إجراءات مختلفة ذات مصلحة عامة.
مثلا : إعلان عن مباراة، إجراءات تتعلق بالسير، إحصاء إلى آخره. ويتميز البلاغ عن الإعلان بأنه ينشر بصفة عامة أكثر من الإعلان الذي لا يهم إلا فئة معينة من الجمهور، أما البلاغ فيمكن أن يعني مجموع السكان بحيث يذاع في الإذاعة والتلفزة أو ينشر في الصحافة.
ب- تقديم البلاغ : يوجه البلاغ إلى جمهور غير إداري، لذا يجب أن يكون مفهوما وواضحا لدى الجميع، كما أن نشره في الإذاعة والتلفزة أو في الصحافة لا يكون بالمجان، لذلك يجب أن يكون مختصرا قدر الإمكان. ويحتوي البلاغ الصادر عن مصلحة على الإشارات التالية :
- بيان المصلحة
- صيغة الإرسال مثلا : على السيد مدير ...
- رقم التسجيل
- العنوان : "بلاغ"
- نص البلاغ ويكون مسبوقا بصيغة تبين مصدره.
مثلا ينهي عامل إقليم فاس ....
ويمكن عند الاقتضاء أن تتمم هذه الصيغة بفئة الأشخاص المعنيين بالأمر.
مثلا ينهي عامل إقليم فاس إلى ....
وتجدر الإشارة إلى أن هذه الصيغة وحدها ونص البلاغ هما اللذان ينشران، أما الإشارات الإدارية الأخرى فلا تنشر في الصحافة أو في الإذاعة لكونها لا تهم الجمهور.
- التاريخ والمكان، توقيع السلطة المسؤولة حسب التقديم المعتاد.
- البيانات التي تتعلق بعدد النشر في الإذاعة أو في الصحافة يمكن ذكرها أسفل العنوان إذا كانت مختصرة.
مثلا : بـلاغ
(لنشره أو لإذاعته مرتين)
ويمكن وضعها على شكل جدول أسفل يمين الصفحة إذا كان يجب أن تكون أكثر تفصيلا.
مثـلا : للإدراج في صحف تحرف : 15-17-19 يناير 1982.
لإذاعته (عن طريق الإذاعة) أيام : 15 و 17 يناير 1982 في السابعة والواحدة بعد الزوال.
6) البرقية الرسمية :
أ- نظرة عـامة : البرقية وثيقة تمكن من تبليغ خبر مستعجل، حيث أن وسائل المراسلة العادية غير كافية في هذه الحالة. وتحرر البرقية الرسمية على مطبوع خاص، وتسلم على المصلحة البريدية المكلفة، ولا يمكن تبليغها عن طريق الهاتف. ككل البرقيات تخضع هذه البرقية لضرورات الكلفة والاستعجال وتحدد كلفتها حسب عدد الكلمات، وسرعة تبليغها حسب اختصار النص.
وأخيرا تجب الإشارة إلى أن السلطات الإدارية هي المؤهلة وحدها لإرسال البرقيات الرسمية كما يجب أن تمر رسائل المصالح (التيلكس) عبر هذه السلطات.
ب- تحرير البرقية الرسمية : يقتضي تحرير البرقية الرسمية "أسلوبا تلغرافيا" أي أسلوبا يلغى جميع العناصر التي تربط الجملة العادية للاحتفاظ فقط بالكلمات الرئيسية والضرورية لفهم نص البرقية بصحة.
إن الترقيم أو وضع علامات الوقف من نقط وفواصل، يعوض بكلمة انتهى التي تدل على الانتقال إلى فكرة أخرى بدون خطأ ممكن.
مثال : للتحرير التلغرافي.
الجملة العادية : "يشرفني أن أخبركم بأن إعصارا عنيفا تلته فيضانات قد ضرب الجهة الغربية لناحية.... مسببا خسائر مادية وبشرية. وسنوافيكم بتقرير مفصل عن الوضعية في اقرب الآجال".
الجملة التلغرافية : إعصار عنيف ضرب الجهة الغربية لناحية ... انتهى خسائر مادية وبشرية انتهى سنوافيكم بتقرير مفصل انتهى.
إن صيغة يشرفني أن أنهي إلى علمكم ليست ضرورية، ويمكن إذن حذفها. ويحرر النص عادة بتغيير واضح ومفهوم، أما الرسائل (تيلكس) "الكتمانية" أو "السرية" فتحرر وترسل بقنان مشفر (أو بديل الرموز) ويعاد نقلها بوضوح عند الوصول.
ج- إشارات خاصة : - رقم البرقية الرسمية والتاريخ.
- اسم المرسل والمرسل إليه.
عن المصالح التي تتلقى عددا مهما من البرقيات تتوفر على عنوان تلغرافي يتركب أساسا من رمز يدل باختصار وفي كلمة واحدة على التسمية العادية للمصلحة. توضع هذه الرموز في فهرس وتقنن من طرف المصلحة البريدية.
- الإشارات التي تتعلق بإذاعة البرقية، والإشارات المتعلقة بالاستعجال، التي توضع في الجهة اليمنى للمطبوع : عادي، مستعجل، أسبقية، أسبقية مطلقة، أسبقية بدون أجل.
إن البرقيات التي تحمل إشارة "مستعجل" تبعث في كل سـاعة من النهار إلى الليل، كمـا أن استعمال هذه الإشارات الخاصة يجب أن يراقب بدقة لتفادي أية هفوة.
- وأخيرا يجب أن يدرج في المطبوع إمضاء المرسل وتأشيرة المراقبة من طرف السلطة المسؤولة
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق